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Chantier refonte du logiciel de gestion des adhérents

Chantier refonte du logiciel de gestion des adhérents

Il y a de cela environ un an, nous vous informions de la mise en place d’un groupe de travail afin de lancer le chantier de refonte et modernisation du logiciel de gestion des adhérents Cocagne.
Ce groupe de travail est composé essentiellement de bénévoles internes et externes au Réseau Cocagne, dont 2 administrateurs du réseau Cocagne Timothée Huck et Rémy Martin avec l’appui d’une salariée Lauriane Grammont.

Rappel des orientations initiales pour cet outil :

TYPE DE LOGICIEL – FONCTIONNEMENTUTILISATION
  • Logiciel libre (open source).
  • Outil souple et évolutif (SAAS).
  • Partir d’un outil existant à faire évoluer.
  • Limiter la dépendance à un prestataire.
  • Une base commune nationale avec un hébergement centralisé, déclinaison de l’outil individualisé pour chaque Jardin.
  • Forte possibilité de paramétrages faciles et immédiats. Plusieurs modules, activés ou non par les Jardins.
  • Plusieurs utilisateurs possibles (multipostes + différents niveaux d’accès utilisateurs).
  • Simplicité d’utilisation, interface didactique, maximiser l’autoformation.
  • Passerelles entre les différents outils du Jardin.
NOUVELLES FONCTIONNALITES (par rapport au logiciel de gestion des adhérents Cocagne)
  • Interface internet : en lien avec le site internet Cocagne dédié aux Jardins, possibilité de paiement en ligne, espace adhérents (gestion autonome de l’adhérent + outil responsive).
  • Automatiser certains processus dans le but de gagner du temps dans la gestion.
  • Ventes possible pour différents débouchés (paniers, GMS, RHD, marché, détail …)
  • Plus de possibilités de produits complémentaires.
  • Emission de BL et de factures.
  • Fonctionnalité de gestion des stocks.
  • Sortie de bilans et de statistiques.
  • Faciliter le mailing.
  • Mutualisation possible de certaines données (au choix).

Dans le courant de l’année 2017, voici les actions réalisées :

  • Elaboration d’un cahier des souhaits et listing des fonctionnalités attendues.
  • Etude de différents outils de gestion existants, dans l’idée initiale de partir d’une base existante à étoffer.
  • Etude de différents supports techniques, afin de déterminer la base d’ERP la plus appropriée (modules disponibles, langage, pertinence du niveau de paramétrage, facilité d’appropriation) pour une conception complète par nos équipes.
  • Mobilisation de bénévoles pour accompagner le projet et constituer une communauté de développeurs.

En fin d’année, nous avons fait plusieurs constats et dessiné les perspectives pour 2018 :

  • Compte tenu de la très grande diversité des formules de gestion et de vente des Jardins de Cocagne, le futur logiciel doit pouvoir s’adapter à un panel très large de besoins, avec un haut niveau de personnalisation et de paramétrage du fonctionnement. Les outils existants observés ne répondent pas à ces besoins, ainsi nous partons sur la conception complète d’un outil sur base d’un ERP.
  • Compte tenu de la disponibilité très limitée des ressources humaines dédiées au projet, et de l’urgence du besoin de ce nouvel outil, le groupe de travail a décidé de changer la stratégie d’approche : un cahier des charges étoffé est en cours de finalisation et sera soumis à différents prestataires informatiques pour développer une première version de base de l’outil, livré en Open Source. Différents modules complémentaires pourront ensuite être créés dans un second temps par une communauté de développeurs issue du réseau, pour les fonctionnalités optionnelles les plus avancées.

Si vous souhaitez accompagner la démarche, ou pour de plus amples informations : l.grammont@reseaucocagne.asso.fr ou timothee.huck@jardindelavoieromaine.org

Ce projet de refonte est un « gros chantier » qui nécessite un temps important pour sa mise en place. Pour l’instant, nous vous recommandons toujours d’utiliser le logiciel de gestion des adhérents Cocagne qui reste d’actualité. Pour améliorer votre connaissance de ce logiciel ne ratez pas la formation collective qui se déroulera les 5 et 6 février 2018 à Paris !